Automatizace reportingu pomocí Power Query: Základy pro controllery

aneb jak se zbavit rutiny a získat čas na analýzu

Víte, co mají společného controller a kouzelník? Oba dokážou proměnit chaos v řád. Ale zatímco kouzelník má hůlku, controller má Power Query. A pokud ho ještě nepoužíváte, je nejvyšší čas to změnit.

1. Co je Power Query a proč by vás to mělo zajímat?

Power Query je nástroj v Excelu (a Power BI), který umožňuje automatizovat načítání, čištění a transformaci dat. Místo toho, abyste každý měsíc kopírovali tabulky, přepisovali hodnoty a hledali chyby, nastavíte jednou pravidla – a Power Query udělá práci za vás.

Výhody pro controllera:

    • Úspora času (hodiny práce se smrsknou na minuty)
    • Menší chybovost (žádné ruční zásahy)
    • Opakovatelnost (reporty se aktualizují jedním klikem)
    • Možnost propojení více datových zdrojů (Excel, CSV, databáze, SharePoint…)

2. Základní principy Power Query

Power Query funguje na principu ETL – Extract, Transform, Load.

    • Extract: Načtěte data z různých zdrojů
    • Transform: Vyčistěte je, spojte, převeďte formáty
    • Load: Nahrajte je do finální tabulky nebo reportu

A to vše bez jediného řádku kódu. Jen pomocí intuitivního rozhraní a pár kliknutí.

3. Příklad z praxe: Měsíční reporting nákladů

Představte si, že každý měsíc dostáváte od jednotlivých oddělení Excelové soubory s náklady. Každý má jiný formát, názvy sloupců, někde chybí hlavička, jinde jsou prázdné řádky.

S Power Query:

    1. Načtete všechny soubory najednou (i z celé složky)
    2. Nastavíte pravidla pro čištění (např. odstranění prázdných řádků, sjednocení názvů sloupců)
    3. Spojíte data do jedné tabulky
    4. Vytvoříte finální report, který se aktualizuje automaticky při každé změně zdrojových dat

4. Jak začít?

Zde je jednoduchý postup pro Váš první projekt s Power Query

  1. Otevřete Excel -> Data -> Získat data -> Z jiných zdrojů -> z Excelovského souboru (Nebo jiných zdrojů, které jsou potřebné)
  2. Vyberte tabulku nebo oblast, kterou chcete nahrát
  3. Proveďte úpravy, které potřebujete dělat pokaždé, když soubor používáte (např. formát, sloučit sloupce, odstranit některé sloupce)
  4. Načtěte data zpět do Excelu

A to je teprve začátek. Power Query zvládne také:

    • Vzorce a podmínky
    • Spojování tabulek (merge, append)
    • Tvorbu parametrů a dynamických dotazů
    • Napojení na SQL databáze nebo API

  •  

Shrnutí:

Automatizace reportingu není jen o technologiích. Je to o změně myšlení. Místo toho, abyste byli „výrobci reportů“, stanete se tvůrci datových řešení. Power Query vám dá nástroje, ale vy mu musíte dát směr.

Přejít nahoru